Hoe Toon je Voorraad en Levertijden Correct in een B2B Webshop?

De stille killer van klantvertrouwen

Er zijn weinig situaties zo pijnlijk als het moeten terugbellen van een klant om te zeggen dat een besteld product dat gisteren nog op de webshop “op voorraad” stond, toch niet leverbaar blijkt te zijn. In de B2B-wereld is dat geen kleine fout. Het is een beloftebreuk met gevolgen die direct voelbaar zijn in planningen, projecten, productielijnen en uiteindelijk in je klantrelatie.

Voorraadinformatie is in B2B nooit een vrijblijvende indicatie. Het is een harde afspraak. Een installateur die zijn planning moet herzien, een bouwer die stilvalt of een productielijn die doorlooptijd verliest, onthoudt dat lange tijd. Eén foutieve voorraadmelding kan voldoende zijn om een klant definitief naar de concurrent te sturen.

Daarom is correct voorraadbeheer in B2B e-commerce geen technische luxe, maar een strategische noodzaak. In dit artikel lees je waarom realtime ERP-koppelingen onmisbaar zijn, hoe je voorraadinformatie slim presenteert en hoe je zelfs de meest complexe voorraadstructuren beheerst.

De gevolgen van onbetrouwbare voorraaddata

Incorrecte voorraadinformatie veroorzaakt schade op twee niveaus: bij je klant en binnen je eigen organisatie.

1. Klanten raken direct hun vertrouwen kwijt

Zakelijke klanten plannen hun projecten en productielijnen tot op de minuut. Wanneer jouw webshop aangeeft dat iets leverbaar is en dit achteraf niet blijkt te kloppen, leidt dit tot:

• projectvertraging

• misgelopen omzet voor de klant

• extra kosten

• stress en frustratie

• annuleringen

• overstappen naar een leverancier die het wél op orde heeft

Voor B2B-bedrijven is voorraad een belofte, geen indicatie. Een misser blijft hangen.

2. Intern ontstaat een kettingreactie van chaos

In één foutieve voorraadregel schuilt vaak:

• extra telefonie en e-mailverkeer

• spoedchecks in het ERP

• handmatige correcties door magazijn of inkoop

• schade aan het vertrouwen in interne systemen

• onnodige tijdsdruk en stress

De binnendienst verandert in een reparatieteam. Inkoop moet brandjes blussen. Accountmanagers worden ongeloofwaardig. En de webshop verliest autoriteit.

Als voorraadbeheer niet klopt, werkt het hele bedrijf onder hoogspanning.

De enige juiste aanpak: één bron van waarheid

Er is maar één systeem dat altijd de volledige, actuele, betrouwbare voorraad weet: je ERP. Daar komen alle inkomende orders, retouren, reserveringen, leveringen, inkoop en magazijnmutaties samen.

Elke poging om voorraad in je webshop apart bij te houden is gedoemd te mislukken. Het leidt onvermijdelijk tot verschillen en fouten.

Daarom moet een B2B-webshop altijd:

• rechtstreeks met het ERP communiceren

• nooit eigen voorraad logica vasthouden

• bij elke productweergave realtime informatie opvragen

• in twee richtingen werken:

  
  

  • webshop → ERP (reservering of order)

  • ERP → webshop (actuele voorraad)

  
  

Dit noemen we de “single source of truth”. En dat is de enige manier om voorraadvertrouwen op te bouwen.

Hoe werkt dat technisch?

Via een API stelt de webshop live vragen aan het ERP.

Voorbeeld:

Webshop: “ERP, hoeveel stuks zijn er nú vrij beschikbaar van artikel X?”

ERP: “12 stuks”

Webshop: toont direct 12 stuks

Bij een bestelling gebeurt het omgekeerde:

Webshop: “ERP, reserveer 5 stuks van artikel X voor order Y”

ERP: verwerkt de reservering en verlaagt direct de vrije voorraad

Dit gebeurt in milliseconden, zodat klanten nooit informatie zien die achterhaald is.

Slim voorraad tonen: het draait niet om cijfers, maar om vertrouwen

Wanneer je realtime voorraad hebt, ontstaat de vraag: hoe presenteer je die data?

Een professionele B2B shop toont voorraad niet alleen correct, maar óók slim.

Optie 1: Exact aantal

Perfect wanneer:

• je veel kleine onderdelen verkoopt

• klanten precies willen weten wat je hebt

• voorraad snel fluctueert

Voorbeeld: “Nog 7 stuks beschikbaar”

Optie 2: Drempelgebaseerde aanduiding

Als je grote aantallen hebt, is “24.389 op voorraad” niet relevant. Gebruik dan:

• “Op voorraad” bij hoge aantallen

• “Beperkte voorraad” bij lage aantallen

• “Laatste stuks” voor urgentie

Optie 3: Visueel systeem

Een verkeerslichtindicator werkt voor snelle beslissingen.

• groen: direct leverbaar

• oranje: beperkte voorraad

• rood: niet op voorraad

Optie 4: Transparantie bij geen voorraad

Een negatieve voorraadmelding is zonde van de kans. Beter is:

• “Verwacht op [datum]”

• “Levertijd 3 tot 5 werkdagen”

• “Beschikbaar op aanvraag”

• “Ontvang een melding zodra beschikbaar”

Transparantie doet twee dingen:

1. frustratie voorkomen

2. vertrouwen verhogen

Complexe voorraadstructuren onder controle

Veel B2B-bedrijven werken met meerdere magazijnen, extern voorraadbeheer of leveranciersvoorraden. Je webshop moet deze scenario’s moeiteloos aankunnen.

1. Meerdere magazijnen

Je kunt kiezen voor:

• totale geconsolideerde voorraad

• per locatie tonen

• dichtstbijzijnde magazijn automatisch selecteren

• afhaalopties per magazijn

2. Gereserveerde voorraad

Voor offertes, projecten of contractklanten.

Deze mag:

• niet als “vrij beschikbaar” worden gezien

• wel met prioriteit worden beheerd in het ERP

3. Backorders

Superkrachtig voor B2B:

• klant kan bestellen zonder voorraad

• duidelijkheid over toekomstige levertijd

• geen omzetverlies door “uitverkocht”

4. Dropshipment

Leverancier → Klant, voorraad via API

Je toont live de voorraad van partners, zelfs zonder eigen voorraad.

5. Minimum- en maximumgrenzen

Automatische waarschuwingen en besteladviezen vanuit het ERP of WMS.

Professioneel voorraadbeheer betekent controle, context en betrouwbaarheid.

Wat Shopro doet: realtime voorraadbeheersing als standaardfunctionaliteit

Shopro is gebouwd met het principe dat voorraad het hart is van B2B-e-commerce. Daarom is het platform volledig gebaseerd op realtime ERP- en WMS-communicatie, zonder aparte voorraadlogica in de webshop.

Shopro biedt standaard:

Realtime voorraad en levertijden

• live synchronisatie met ERP

• gereserveerde, vrije en totale voorraad beschikbaar

• complexe staffels en klantafspraken automatisch berekend

• voorraadregels op product- én variantniveau

Meerdere magazijnen en WMS

• volledig geïntegreerd magazijnbeheer

• picking, ontvangst, inslag, batches, THT, serials

• Retourverwerking

• voorraadtellingen, correcties en automatische updates

Inkoop en voorraadplanning

• besteladvies op basis van min/max

• voorraadvoorspelling en leadtime-berekening

• directe koppeling tussen inkoop- en verkoopvraag

Dropshipment en leveranciersvoorraad

• tonen van externe voorraden via API

• automatische keuze van leverancier op basis van beschikbaarheid

Klantgerichte weergave

• drempelgebaseerde voorraadindicaties

• levertijd per locatie

• backorder-knoppen

• notificaties bij beschikbaarheid

ERP als single source of truth

• Shopro beheert geen eigen voorraad

• alle mutaties lopen één op één via het ERP

• volledig realtime en foutloos

Doordat alles in één platform samenkomt, ontstaat een extreem betrouwbaar en schaalbaar B2B-ecosysteem. Klanten krijgen altijd correcte informatie. Teams werken efficiënter. En je bouwt structureel vertrouwen op.

Conclusie: voorraadbeheer is geen detail, maar je reputatie

Correct voorraadbeheer bepaalt of je klantrelaties opbouwen of verliezen. Het is de basis van betrouwbaarheid, professionaliteit en schaalbaarheid. Een realtime koppeling met je ERP en een slimme presentatie van je voorraad veranderen voorraadbeheer van een risico in een strategisch voordeel.

Met Shopro wordt dit geen complexe integratie, maar een standaardfunctie die moeiteloos werkt. Het resultaat is een webshop die vertrouwen wekt, verkoop versnelt en je organisatie ontlast.

Wil je voorraad en levertijden tonen zoals moderne B2B-kopers dat verwachten? We helpen je graag.