Offerte, van aanvraag tot order: volledig offertebeheer

Slimme offerteaanvragen rechtstreeks vanuit de website

Via de website kunnen klanten eenvoudig een offerte aanvragen. Jij bepaalt exact welke velden, vragen en stappen nodig zijn. Denk aan:

• Keuzevragen per product, dienst of project

• Vragenlijsten afgestemd op B2B of B2C

• Uploads voor tekeningen, foto’s, specificaties of bestekken

• Vrije invulvelden voor aanvullende wensen

• Meerdere stappen (wizard) indien gewenst

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je aanvraag altijd volledig en duidelijk aankomt, waardoor je offertes sneller kunt opstellen en klanten minder heen-en-weer hoeven te mailen.

Automatische klant aanmaak, nooit meer dubbel werk

Elke aanvraag die binnenkomt via de website wordt automatisch verwerkt in de offerte-inbox. Daarin worden direct alle gegevens geregistreerd:

• Naam, e-mail, telefoonnummer

• Bedrijfsgegevens + btw/kvk (indien B2B)

• Adresgegevens

• Ingevulde vragen

• Opmerkingen

• Bijlagen (foto’s, schetsen, documenten)

Is het een bestaande klant → koppeling gebeurt automatisch.

Is het een nieuwe klant → systeem maakt direct een klantprofiel aan.

Geen aparte workflow meer voor klant aanmaak. Geen administratie ernaast. Alles gebeurt automatisch.

Van aanvraag naar volledige offerte in één handeling

Vanuit de offerte-inbox bouw je met één klik een volledige, foutloze offerte op:

• Geldigheidsdatum instellen

• Verwachte leverdatum kiezen

• Betaalcondities selecteren (B2B of particulier)

• Meerdere offertetermijnen of fases aanmaken

• Offerte-regels toevoegen met producten, diensten of maatwerk

• Kortingen instellen per regel of op totaalniveau

• Kostprijzen, marges en verkoopprijzen inzichtelijk tijdens het invoeren

• Documenten toevoegen (specificaties, pdf’s, datasheets, tekeningen)

  
  

  Het systeem helpt je foutloze offertes te maken die compleet, overzichtelijk en professioneel zijn.

Professioneel versturen met opvolging en notificaties

Na afronding verstuur je de offerte direct naar de klant.

Het systeem verzorgt:

• Een duidelijke e-mail inclusief PDF

• Online weergave van de offerte in het klant dashboard

• Automatische notificaties wanneer de klant opent of reageert

• Automatische herinneringen wanneer de offerte bijna verloopt

• Optioneel: opvolg taken voor sales

  
  

  Zo blijft geen enkele offerte meer liggen.

Online accorderen én direct betalen

Klanten kunnen de offerte online bekijken in hun eigen dashboard. Daar kunnen zij:

• De offerte digitaal accorderen

• Eventueel notities toevoegen

• Betalen (iDEAL, Bancontact, creditcard, Apple Pay, etc.)

• Documenten downloaden

Dit zorgt voor een razendsnelle doorstroom van aanvraag → akkoord → bestelling.

Offerte wordt automatisch een order volledig zonder handwerk

Na akkoord of betaling zet het systeem de offerte volledig automatisch om naar een order.

Daarna gebeurt onmiddellijk:

• Order komt in het order pick overzicht

• Magazijn ontvangt de pick lijst

• Voorraad wordt automatisch bijgewerkt

• Administratie ontvangt de juiste factuurvoorbereiding

• Order tracking kan worden verstuurd

• Drop shipment bestellingen kunnen meteen worden doorgeschoten

Het volledige traject is geautomatiseerd. Van begin tot eind.

Waarom dit systeem écht omzet oplevert

• Je verwerkt tot 5× sneller offertes

• Geen dubbele invoer van klanten of orders

• Volledige automatisering van aanvraag tot pick lijst

• Hogere conversie door online akkoord + directe betaling

• Minder administratief werk, minder fouten

• Snellere opvolging van leads door realtime notificaties

• Helder overzicht van alle open, verlopen en geaccepteerde offertes